Informationen zum Datenschutz in unserer Kanzlei

Hiermit möchten wir Sie über die Datenverarbeitung in unserer Kanzlei informieren und unserer datenschutzrechtlichen Informationsverpflichtung aus der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung und dem BDSG nachkommen.

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund einer gesetzlichen Grundlage oder Ihrer Einwilligung. Als Rechtsgrundlagen genannt seien hier insbesondere die sogenannte EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), z.B. Art. 6, 9 DS-GVO, die auch in Deutschland gilt und ausdrücklich regelt, dass Daten von Mandanten verarbeitet werden dürfen. Daneben finden sich Grundlagen im deutschen Recht, etwa im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Sofern für die Datenverarbeitung Ihre Einwilligung erforderlich ist, können Sie dieser jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder Einschränken.

Sie haben das Recht, soweit die Voraussetzungen hierfür vorliegen, Auskunft zu Ihren verarbeiteten Daten zu erhalten, das Recht auf deren Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf deren Übertragung.

Datenaufnahme:  

Beim Erstkontakt werden Ihre Daten mittels unserer Anwaltssoftware (AnNoText) in unsere elektronische Akte aufgenommen. Dabei werden insbesondere folgende Daten erhoben:  

• Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Rechtsschutzversicherung, Sozialversicherungsträger, Krankenversicherung, sonstige Versicherungen, jeweils einschließlich Versicherungsnummer.
• Im weiteren Kontakt erheben wir bei Ihnen weitere Daten (Bankverbindungen, Verträge, Befunde, Diagnosen etc.). Dies geschieht mandantenbezogen mittels unserer elektronischen Anwaltssoftware.
• Schriftliche Dokumente werden mandantenbezogen elektronisch nicht veränderbar mittels unserer Anwaltssoftware eingescannt (Dokumentenscanner).
• Jeder Mandant erhält – wenn das Mandat auf eine außergerichtliche oder gerichtliche Vertretung gerichtet ist – in unserer Kanzlei Vollmachten nebst Schweigepflichtentbindungserklärungen, mit denen Sie uns schriftlich eine Datenweitergabe an die Gegenseite (Rechtsanwälte, Versicherungen, medizinische Einrichtungen, Sozialleistungsträger, jeweils auch deren Beschäftigten etc.) erlauben können.
• Auf Verlangen Ihre Rechtsschutzversicherung zur Prüfung anwaltlicher Kostenrechnungen.
• Der jeweilige Gegner, soweit es für eine erfolgreiche Führung des Mandats aus anwaltlicher Sicht erforderlich ist.
• Im Falle einer gerichtlichen Vertretung erhalten die jeweiligen Gerichte Ihre Daten.
• Zur Wahrnehmung berechtigter Interessen unserer Sozietät kann die Inanspruchnahme anwaltlicher oder gerichtlicher Hilfe erforderlich werden. Zu nennen ist beispielsweise der Fall, dass wir zur Durchsetzung unserer Ansprüche gezwungen sein können, anwaltliche oder gerichtliche Hilfe in Anspruch zu nehmen, da beispielsweise eine von uns gestellte Rechnung nicht beglichen wird. Dann müssen wir zu Zwecken der Rechteverfolgung die dafür notwendigen Daten zu Ihrer Person und zum Gegenstand des Mandatsverhältnisses offenbaren.
• Externe Datenverarbeiter (sog. Auftragsverarbeiter), insbesondere unsere externe IT-Betreuung, der Betreiber der von uns verwendeten Anwaltssoftware (Annotext), der mit der Aktenvernichtung beauftragte Dienstleister (Fa. Reisswolf).  
 

Bitte beachten Sie, dass unter Umständen auch eine gesetzliche Pflicht zur Weitergabe der Daten bestehen kann.

Was geschieht mit Ihren Daten:  

Wir benötigen Ihre Daten, um Sie adäquat beraten oder vertreten zu können. Haben wir diese Daten nicht, können wir Sie nicht ordnungsgemäß beraten oder vertreten. Die Datenerhebung ist daher für Ihre Beratung und Vertretung erforderlich. Neben diesen mandatsbezogenen Verarbeitungen bedarf es auch einer verwaltungsmäßigen Abwicklung des Mandats. Dies bedingt im Wesentlichen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Abrechnung unserer Tätigkeit, zur Geltendmachung, Ausübung sowie Verteidigung von Rechtsansprüchen usw. Ferner erfolgen Datenverarbeitungen aus Gründen der Betreuung und Wartung von IT-Systemen und Anwendungen.

Sämtliche Daten werden auf unserem Server, der sich in unserer Kanzlei in einem abgeschlossen Raum befindet, passwortgeschützt gespeichert. Zugang hat nur autorisiertes Personal. Dieses unterliegt entweder dem sogenannten Berufsgeheimnis oder einer Geheimhaltungspflicht. Der vertrauliche Umgang mit Ihren Daten wird gewährleistet.  

Ihre Daten werden nach den jeweiligen gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt. Wir sind verpflichtet, das Mandatsverhältnis zu dokumentieren. Dieser Verpflichtung kommen wir in Form einer in Papierform oder einer elektronisch geführten Mandantenakte nach. Diese Dokumentation wird auch nach Abschluss des Mandats für lange Zeit von uns aufbewahrt. Auch dazu sind wir gesetzlich verpflichtet. Mit der Frage, wie lange die Akte im Einzelnen aufzubewahren ist, beschäftigen sich verschiedene gesetzliche Regelungen. Insbesondere ist zu beachten, dass wir Akten aus Gründen der Beweissicherung bis zu 30 Jahre lang aufbewahren. Dies folgt daraus, dass Schadenersatzansprüche gemäß § 199 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) spätestens in 30 Jahren verjähren.

Wer bekommt Ihre Daten übermittelt:  

Sogenannte Betroffenenrechte:  

Ihnen stehen sogenannte Betroffenenrechte zu, d.h. Rechte, die Sie als im Einzelfall betroffene Person uns gegenüber geltend machen können. Sie ergeben sich aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), die auch in Deutschland gilt:

Recht auf Ausdruck, Art. 15 DS-GVO:

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden gespeicherten personenbezogenen Daten.

Recht auf Berichtigung, Art. 16 DS-GVO:

Wenn Sie feststellen, dass unrichtige Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden, können Sie Berichtigung verlangen. Unvollständige Daten müssen unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung vervollständigt werden.

Recht auf Löschung, Art. 17 DS-GVO:

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn bestimmte Löschgründe vorliegen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn diese zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DS-GVO:

Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Dies bedeutet, dass Ihre Daten zwar nicht gelöscht, aber gekennzeichnet werden, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken.

Recht auf Widerspruch gegen unzumutbare Datenverarbeitung, Art. 21 DS-GVO:

Sie haben grundsätzlich ein allgemeines Widerspruchsrecht auch gegen rechtmäßige Datenverarbeitung, die im öffentlichen Interesse liegen, in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund des berechtigten Interesses einer Stelle erfolgen.    

Falls Sie weitere Fragen haben, können Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten, Rechtsanwalt Dr. Ole Ziegler, wenden: datenschutz@plagemann-rae.de, Tel.: 0 69/97 12 06-0.  

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtlich nicht zulässig ist. Dies ergibt sich aus Art. 77 EU-DS-GVO. Die Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde kann formlos erfolgen.